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    電算化結賬工作需注意那些事項


    發表時間:2019-09-23 17:29:19

    西安恒企會計培訓學校

    每月月底都需要進行結賬處理,計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末余額,還要進行一系列電算化處理,檢查會計憑證是否全部登記入賬并審核簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工結賬相比,電算化結賬工作更加規范,結賬全部是由計算機自動完成。電算化結賬工作需注意以下事項:

    (1)、專人負責。由于某月結完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證,所以使用會計軟件時,結賬工作應由專人負責管理,以防止其他人員的誤操作。
    (2)、結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模塊的數據是否傳遞完畢,以及其他結賬條件是否完備。若結賬條件不能滿足,則應退出結賬模塊,檢查當月輸入的會計憑證是否全部登記入賬。只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬后才允許結賬。
    (3)、結賬必須逐月進行,上月未結賬不允許結本月的賬。若結賬成功,則應做月結標志,之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬;若結賬不成功,則恢復到結賬前的狀態,同時給出提示信息,要求用戶做相應的調整。
    (4)、年底結賬時,系統自動產生下年度的空白數據文件(即數據結構文件,包括憑證臨時文件、憑證庫文件、科目余額發生額文件),并結轉年度余額,同時自動對“固定資產”等會計文件做跨年度連續使用的處理。
    (5)、跨年度時因年終會計工作的需要,會計軟件允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度1月份的憑證。企業可以根據具體情況,將結賬環境設置為“在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證”。
    (6)結賬前應做一次數據備份,如果結賬不正確可以恢復重做。
    往來賬在年底如何結賬?
    答:往來賬就是公司與供應商和客戶之間的貿易往來,記錄公司應付供應商多少款,應收客戶多少款的賬目。 它也是明細帳的一種。
    1、在當今市場經濟條件下,企業為了開展經濟業務活動,務必產生一些欠人和人欠的經濟業務,所以企業的財務部門必須按照企業快制度的有關規定,設置往來賬進行反映和核算。
    2、反映欠人的往來賬有"應付帳款"、"預收帳款"、"其他應付款"、"其他應交款"等;反映人欠的往來賬有"應收帳款"、"其他應收款"、"預付帳款"等。
    3、對這些往來賬,你可以用三欄式活頁賬登記,因為業務不多,有什么樣的往來就設什么樣的明細帳了。
    會計電算化憑證錄入常用技巧
    1、業務摘要輸入
    憑證輸入中有許多常用會計詞匯,而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫,可將常用詞匯預先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調用自定義詞匯,可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能,在下一行中按“……”可復制上一條摘要,按“//”可復制第一條摘要。同時,系統還設計了摘要庫,在錄入憑證過程中,當光標定位于摘要欄時,按F7或單擊「獲取」按鈕,即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可,在這個窗口中,您還可以新增、刪除或引入摘要。
    2、業務金額輸入
    在輸入完多貸或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉換方向,按“空格”鍵即可;若要輸入負金額,在錄入數字后再輸入“-”號即可;金額借貸自動平衡———“CTR+F7”;憑證保存———F8。
    3、科目代碼輸入
    許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,由于系統只能接受最明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應就在附近,省去多余的翻頁查找操作。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕,可調出會計科目代碼。
    4、會計分錄編制
    會計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時,應盡可能地詳細,甚至可以每張原始憑證編制一條分錄,摘要也應詳細說明。沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方。
    5、改錯更正
    發生錯賬,如果是當月的未登記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能,反結賬功能可將會計期間推前,然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態,再加以修改。

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